Das deutsche Finanzministerium veröffentlicht eine neue Publikation zum Thema E-Invoicing

Am 25. Juni 2025 veröffentlichte das deutsche Finanzministerium einen überarbeiteten Entwurf von Richtlinien für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland, nachdem die ersten Schritte bereits im Januar 2025 eingeführt wurden und die letzten Schritte bis Januar 2028 umgesetzt werden sollen.

Zeitplan für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland:

Ab Januar 2025 müssen alle in Deutschland niedergelassenen Unternehmen, auch Kleingewerbetreibende, eine elektronische Rechnung akzeptieren können.

Ab Januar 2027 werden Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 EUR verpflichtet sein, elektronische Rechnungen auszustellen, sofern dies erforderlich ist.

Ab Januar 2028 wird diese Anforderung auf Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 EUR ausgeweitet.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem neuen Entwurf:

• Die elektronische Rechnungsstellung wird für inländische Transaktionen zwischen in Deutschland niedergelassenen Unternehmen, einschließlich einer deutschen Betriebsstätte eines ausländischen Unternehmens (sofern an der Transaktion beteiligt), vorgeschrieben. Dies schließt inländische Reverse-Charge-Verkäufe, Pauschalregelungen und Margenregelungen, einschließlich TOMS, ein. Rechnungen mit geringem Wert unter 250 EUR und Beförderungsscheine fallen ebenfalls nicht unter diese Verordnung.
• Nur Rechnungen, die die Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 (der europäischen Norm, die das Datenmodell für elektronische Rechnungen definiert) erfüllen, werden als elektronische Rechnungen betrachtet. Das Hybridformat "ZUGFeRD" ist das empfohlene Format für B2B-Rechnungsaussteller. Es enthält ein elektronisch lesbares XML-Format und eine PDF-Version, die visuell überprüft werden kann. Andere Formate sind zulässig, solange sie den Vorschriften entsprechen.
• Kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 22.000 EUR pro Jahr müssen die Verordnung über die Ausstellung elektronischer Rechnungen jedoch nicht einhalten.
• Es ist zulässig, eine elektronische Rechnung mehrmals zu versenden, solange der Inhalt in keiner Weise verändert wird.
• Eine Rechnung kann berichtigt werden, wobei jedoch die im deutschen Umsatzsteuerrecht festgelegten Bedingungen eingehalten werden müssen.
• Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass die Rechnung als elektronische Rechnung übermittelt wurde und keine Fehler aufweist, wie z. B. die Nichteinhaltung der Norm EN 16931 oder ein falsches xml-Format. Für Rechnungen, die auf andere Weise (z. B. als PDF) übermittelt wurden, ist der Vorsteuerabzug nicht zulässig. Der Lieferant kann hier Abhilfe schaffen, indem er stattdessen eine elektronische Rechnung ausstellt.
• Das Mehrwertsteuergesetz sieht Übergangsmaßnahmen vor, bis die Verordnungen vollständig in Kraft getreten sind.
• Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit einer elektronischen Rechnung müssen gewährleistet sein, und der obligatorische Rechnungsinhalt muss in Übereinstimmung mit dem deutschen Umsatzsteuergesetz in die Kerndatenstruktur der EN 16931 aufgenommen werden. Die Steuerpflichtigen müssen elektronische Rechnungen in ihrer ursprünglichen Form mindestens acht Jahre lang aufbewahren und dabei sicherstellen, dass der strukturierte Teil unverändert bleibt.

Nächste Schritte

Der neue Entwurf ist derzeit Gegenstand einer öffentlichen Konsultation, die voraussichtlich im August 2025 abgeschlossen sein wird; die endgültige Fassung des Schreibens wird für Ende des Jahres erwartet.

Der UStAE (Anwendungserlass zur Abgabenordnung) wird aktualisiert, um Leitlinien für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung aufzunehmen, da der neue Entwurf des Schreibens geänderte Abschnitte enthält.