Globale Einhaltung indirekter Steuern: Die Herausforderungen für VAT Compliance Manager

Die rasanten Veränderungen von Geschäftsmodellen, die zunehmende Komplexität der Mehrwertsteuervorschriften und die Umstellung von den traditionellen Verfahren zur Abgabe von Mehrwertsteuererklärungen am Ende des Zeitraums auf die Digitalisierung setzen Mehrwertsteuermanager und ihre Teams zunehmend unter Druck, um sicherzustellen, dass die Mehrwertsteuerverpflichtungen in den verschiedenen Mehrwertsteuersystemen erfüllt werden.

Da jedes Land seine eigenen Mehrwertsteuervorschriften, Einreichungshäufigkeiten/-fristen, Datenstrukturen und Meldemechanismen vorschreibt, war die Komplexität der multijurisdiktionalen Mehrwertsteuermeldungen noch nie so groß.

In den folgenden Abschnitten werden wir einige der Hauptprobleme untersuchen, die zu dieser wachsenden Belastung durch die Einhaltung der Vorschriften beitragen.

Regulatorische Änderungen

Jedes Land hat seine eigene Mehrwertsteuergesetzgebung, und obwohl die EU ein gewisses Maß an Harmonisierung vorsieht, gibt es nach wie vor erhebliche Unterschiede bei den lokalen Auslegungen, Schwellenwerten und Ausnahmeregelungen. Dies schafft eine komplexe Landschaft für Unternehmen, die versuchen, die sich entwickelnden rechtlichen Anforderungen zu überwachen und zu erfüllen. Änderungen an den Anmeldeformaten und -fristen werden oft mit minimaler Vorankündigung eingeführt, was es für die Unternehmen schwierig macht, sich schnell an die gerichtsspezifischen Meldepflichten anzupassen.

Fristenmanagement

Die rechtzeitige Einreichung von MwSt-Erklärungen ist ein entscheidender Maßstab für die Effektivität jeder Funktion im Bereich der indirekten Steuern, da versäumte Fristen zu Strafen, Zinsen und Rufschädigung führen können. Es ist eine ständige Herausforderung, dafür zu sorgen, dass alle MwSt.-Erklärungen eingereicht und die Zahlungen innerhalb der vorgeschriebenen Fristen geleistet werden. Im Gegensatz zu anderen Steuerbereichen, die in der Regel jährlichen Berichtszyklen folgen, beinhaltet die Einhaltung der Mehrwertsteuer wiederkehrende monatliche oder vierteljährliche Verpflichtungen, die jeweils mit gerichtsspezifischen Fristen verbunden sind. Darüber hinaus schreiben viele Länder zusätzliche Meldepflichten vor, wie z. B. EG-Verkaufslisten, Intrastat-Meldungen, jährliche Zusammenfassungen, Datenübermittlungen usw., was die Einhaltung der Vorschriften noch komplexer macht.

Kontrolle und Transparenz

Wenn die MwSt-Erklärungen intern über mehrere Abteilungen oder Regionen hinweg ohne zentrale Aufsicht und Transparenz verwaltet werden, steigt das Risiko der Nichteinhaltung der Vorschriften erheblich. Unterschiedliche Auslegungen der Mehrwertsteuer, das Fehlen standardisierter Prozesse und der übermäßige Rückgriff auf manuelle Prozesse und Anpassungen können zu Fehlern führen. Darüber hinaus erschwert die mangelnde Transparenz dieser dezentralen Prozesse die frühzeitige Erkennung von Problemen, wobei Unstimmigkeiten oft erst bei Prüfungen aufgedeckt werden - was zu erheblichen Strafen und Zinsbelastungen führen kann.

Prüfungen der Datenqualität und -validierung

Die Verwaltung von Transaktionsdaten über mehrere Gerichtsbarkeiten hinweg erfordert saubere, konsistente und gut strukturierte Datensätze. ERP-Systemen mangelt es jedoch oft an standardisierten Berichtsfunktionen, oder Unternehmen können sogar über mehrere ERP-Systeme hinweg arbeiten, so dass es notwendig ist, Daten aus verschiedenen Quellen zu extrahieren und zu konsolidieren, um die Einhaltung der Mehrwertsteuer zu gewährleisten.

Dies kann die Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen stellen, wenn es darum geht, die notwendigen Validierungsprüfungen von Daten vorzunehmen, z. B. in Bezug auf obligatorische Felder, die erforderlich sind, um bestimmte Einreichungsformate zu erfüllen, die korrekte mehrwertsteuerliche Behandlung und die angewandten Mehrwertsteuersätze, die Validierung von Mehrwertsteuernummern und den Abgleich zwischen Mehrwertsteuererklärungen und anderen Erklärungen.

Diese Herausforderungen werden noch dadurch verschärft, dass die MwSt-Teams diese Prüfungen in der Regel erst am Ende des Berichtszeitraums durchführen. Dieser Zeitpunkt lässt wenig bis gar keine Gelegenheit, Fehler in den Kernsystemen zu korrigieren, was zu wiederholten manuellen Eingriffen vor jeder Abgabe der Mehrwertsteuererklärung führt. Solche Ineffizienzen erhöhen nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern auch das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften.

Schlechte Datenqualität oder fragmentierte Datenquellen behindern den Validierungsprozess, was die Abhängigkeit von manuellen Eingriffen erhöht und das Risiko der Nichteinhaltung erhöht.

Modalitäten der Einreichung

In Ländern, in denen unterschiedliche Einreichungsmethoden wie XML-Uploads, webbasierte Formulare oder Echtzeit- und Fast-Echtzeit-Meldeanforderungen wie in Spanien (SII) oder Ungarn (RTIR) vorgeschrieben sind, müssen die MwSt-Teams mit den spezifischen Anforderungen der einzelnen Systeme vertraut sein. Dies erfordert oft gezielte Schulungen oder die Einbindung lokaler Spezialisten (sofern sie nicht ausgelagert sind), um eine korrekte Einreichung zu gewährleisten. In einigen Fällen kann die Integration mit Plattformen der Steuerbehörden System-Upgrades, zusätzliche Software oder APIs erfordern, um Daten im vorgeschriebenen Format zu übermitteln. Diese Herausforderungen werden noch verschärft, wenn die offiziellen Anleitungen nur in der Landessprache verfügbar sind, was das Risiko von Fehlinterpretationen und potenziellen Einreichungsfehlern erhöht.

Audit-Dokumentation

Unternehmen, die sich einer MwSt-Prüfung unterziehen müssen, stehen oft sowohl vor betrieblichen als auch vor technischen Herausforderungen. Die Erstellung eines eindeutigen Prüfpfads von den Ausgangsdaten bis zur endgültigen Einreichung der MwSt-Erklärung kann sich in Umgebungen, in denen die Systeme nicht miteinander verbunden sind, die Prozesse manuell erfolgen und Anpassungen außerhalb der ERP-Systeme zur Abgabe der MwSt-Erklärung vorgenommen werden, als besonders schwierig erweisen. Darüber hinaus sind bestimmte Transaktionen, wie z. B. der grenzüberschreitende Handel innerhalb der EU, aus Sicht der Mehrwertsteuer besonders komplex. Diese erfordern nicht nur lokales Fachwissen, um die korrekte mehrwertsteuerliche Behandlung zu bestimmen, sondern auch eine umfassende Belegdokumentation, um die korrekte mehrwertsteuerliche Behandlung nachzuweisen. Diese Faktoren machen deutlich, wie wichtig robuste Systeme, proaktive Datenkontrollen und der Zugang zu lokalem Fachwissen sind, um die MwSt-Risiken während einer Prüfung wirksam zu bewältigen.

Schlussfolgerung

In Anbetracht der entscheidenden Rolle, die ein MwSt.-Manager bei der Verwaltung der indirekten Steuerverpflichtungen des Unternehmens spielt, sind nicht nur fundierte Kenntnisse der MwSt.-Gesetze erforderlich, sondern der MwSt.-Manager muss auch in den Bereichen Technologie, Datengenauigkeit, Analytik, Prozess- und Risikomanagement kompetent sein und die Fähigkeit besitzen, mit den internen Interessengruppen in Kontakt zu treten und auf die Anpassung der Systeme und Prozesse hinzuwirken.

Technologie allein löst zwar nicht alle Herausforderungen, aber wenn die richtige Lösung strategisch eingesetzt wird, kann sie die mit fehlerhaften Meldungen/Abgaben verbundenen Risiken erheblich verringern und gleichzeitig die Prozesseffizienz steigern. Dies verschafft dem MwSt-Verantwortlichen Freiraum für das Tagesgeschäft und Zeit, sich auf die Bereitstellung strategischerer Beiträge zum Risikomanagement und Wachstum zu konzentrieren.

Angesichts der steigenden Anforderungen und der begrenzten Ressourcen ist die Investition in eine intelligente, aufgabenorientierte und skalierbare Lösung für die Einhaltung der MwSt-Vorschriften nicht mehr optional, sondern entscheidend.

ARCO Compliance ist die umfassende Technologie-Lösung für die Mehrwertsteuer, die speziell für SAP-Umgebungen entwickelt wurde. Unsere auf der Business Technology Platform (BTP) entwickelte Lösung schafft eine nahtlose Brücke zwischen Ihren SAP-Systemen und den Steuerbehörden weltweit und verwandelt die Einhaltung der Vorschriften von einer periodischen Belastung in einen kontrollierten, kontinuierlichen Prozess. Weitere Informationen finden Sie hier