Veraltet und überfordert: Warum es an der Zeit ist, die Einhaltung der Mehrwertsteuer in SAP zu automatisieren
In der heutigen sich schnell verändernden Steuerlandschaft ist die Einhaltung der Mehrwertsteuer komplexer - und kritischer - als je zuvor. Mit der Einführung von Echtzeitberichten, digitalen Einreichungen und strengeren Vorschriften stehen die Steuerteams unter dem Druck, Genauigkeit, Geschwindigkeit und Konsistenz zu gewährleisten. Für Unternehmen, die sich auf Standard-SAP-Systeme verlassen, ist es jedoch schwierig, diese Anforderungen zu erfüllen.
In diesem Artikel werden zwei wichtige Probleme hervorgehoben:
- Die veralteten SAP-Mehrwertsteuer-Reporting-Toolsund
- Die starke Abhängigkeit von manuellen Workarounds, die das Risiko und die Ineffizienz erhöhen.
Das Problem mit dem Standard-SAP-Mehrwertsteuerbericht
SAP ist seit langem ein Eckpfeiler der ERP-Lösung, aber wenn es um die Mehrwertsteuerberichterstattung geht, sind seine Werkzeuge nicht mehr zweckmäßig.
1. Veraltete Tools, die sich nicht weiterentwickelt haben
Standardberichte wie RFUMSV00 wurden zu einer Zeit entwickelt, als die Mehrwertsteuer einfacher und weniger grenzüberschreitend integriert war. Diese Tools bieten nur einfache Zusammenfassungen und erfüllen nicht die heutigen regulatorischen Anforderungen, wie z. B:
- Digitale Steuererklärungen (z. B. SAF-T, SII, MTD)
- Elektronische Rechnungsstellung und Validierung in Echtzeit
- Länderspezifische Compliance-Formate
Infolgedessen sind die MwSt-Teams gezwungen, außerhalb des Systems zu arbeiten, um die Lücken zu schließen.
2. Keine Validierung in Echtzeit
Moderne Compliance erfordert oft Kontrollen in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit um vor der Übermittlung die Genauigkeit auf Transaktionsebene sicherzustellen. Die in SAP integrierten Tools unterstützen dies nicht. Die Teams müssen die Daten manuell validieren - ein fehleranfälliger Prozess, der zu verpassten Fristen und falschen Einreichungen führen kann.
Manuelle Umgehungen: Eine riskante und zeitaufwendige Lösung
Aufgrund der Einschränkungen von SAP sind die MwSt-Teams auf Tabellenkalkulationen, Journaleinträge und manuelle Anpassungen angewiesen, um die Vorschriften einzuhalten.
- Tabellenkalkulationen werden häufig verwendet, um falsche Buchungen zu korrigieren, Anomalien zu verfolgen und Anträge vorzubereiten. Obwohl sie flexibel sind, sind sie ineffizient und fehleranfällig.
- Manuelle Journaleinträge werden häufig benötigt, wenn die Steuerbestimmungslogik von SAP die Komplexität grenzüberschreitender oder branchenspezifischer Vorschriften nicht vollständig erfassen kann.
- Diese Korrekturen sind zeitaufwändig und bergen Risiken - vor allem in Spitzenzeiten.
Das Ergebnis? Mehr Arbeit, mehr Stress und eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass die Vorschriften nicht eingehalten werden.
Die Kosten der manuellen Einhaltung der Mehrwertsteuer
Manuelle Prozesse verlangsamen nicht nur Ihren Arbeitsablauf, sondern setzen Sie auch einem ernsthaften finanziellen und Reputationsrisiko aus:
- Fehler in der MwSt.-Meldung können zu Strafen, Prüfungen und Kontrollen durch die Steuerbehörden führen.
- Verzögerungen bei den Einreichungen können den Cashflow stören und die Beziehungen zu den Aufsichtsbehörden beeinträchtigen.
- Überlastete Teams sind von Burnout bedroht und haben keine Zeit für eine strategische Steuerplanung.
Der Weg nach vorn: Automatisierung ist nicht mehr optional
Um gesetzeskonform und wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen das Mehrwertsteuer-Reporting in SAP zu modernisieren. Dies bedeutet:
- Umsetzung von automatisierte Mehrwertsteuer-Motoren die mit SAP verbunden sind
- Ermöglichung von Echtzeit-Validierungen und Fehlererkennung
- Verwendung von Tools, die Folgendes unterstützen lokale Meldeformate und Integration der direkten Steuerbehörden
Viele Unternehmen nutzen nun Lösungen von Drittanbietern oder kundenspezifische Erweiterungen, um die Lücken in der SAP-Funktionalität zu schließen, und erzielen dadurch erhebliche Verbesserungen in Bezug auf Genauigkeit, Effizienz und Compliance.
Ihr nächster Schritt: Beginnen Sie mit der Prüfung Ihrer MwSt-Prozesse
Wenn Ihr MwSt-Team noch immer auf Tabellenkalkulationen oder manuelle Korrekturen in SAP angewiesen ist, ist es an der Zeit zu handeln. Hier ist, was Sie heute tun können:
Führen Sie ein schnelles Audit Ihrer Arbeitsabläufe für die Mehrwertsteuerberichterstattung durch.
Ermitteln Sie, wo manuelle Arbeiten anfallen, und bewerten Sie die Auswirkungen auf die Genauigkeit der Einhaltung von Vorschriften und die Arbeitsbelastung Ihres Teams.
Dieser einfache Schritt hilft Ihnen dabei, eine Grundlage für die Automatisierung zu schaffen und einen zukunftsfähigen Mehrwertsteuerprozess zu entwickeln.
Hören Sie auf, SAP zu bekämpfen. Fangen Sie an zu automatisieren.
Ihre MwSt.-Einhaltung verdient bessere Instrumente.