Wie im Vereinigten Königreich mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen 915 Millionen Pfund und 49 Millionen Arbeitsstunden für die Einhaltung der Mehrwertsteuer einsparen konnten (und warum Sie das auch können)
Die Einhaltung der MwSt.-Vorschriften nimmt mehr Zeit in Anspruch, als den meisten Unternehmen oder Teams bewusst ist, und die Kosten liegen nicht nur in Verwaltungsstunden, sondern auch in gestressten Teams, verzögerten Prioritäten und vermeidbaren Risiken bei der Einhaltung der Vorschriften.
Laut dem jüngsten Forschungs- und Analysebericht des HMRC, der im Februar 2025 im Zusammenhang mit der abschließenden Bewertung von Making Tax Digital für die Mehrwertsteuer veröffentlicht wurde, haben britische Unternehmen, die Automatisierung und digitale Tools eingesetzt haben, im vergangenen Jahr allein bei Aufgaben im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer unglaubliche 49 Millionen Stunden eingespart. Der Gesamtwert dieser Zeit wurde auf eine Kosteneinsparung von bis zu 915 Mio. GBP geschätzt.
Das bedeutet eine jährliche Einsparung von 40 Stunden pro Unternehmen, in denen die Mitarbeiter von mühsamen Aufgaben wie der Verwaltung befreit werden:
- Erhebung von Mehrwertsteuerdaten
- Manuelle Abstimmungen
- Kontrolle der Einhaltung der Mehrwertsteuer auf Daten
- Erstellung von Berichten
- Eingaben zurücksenden
Das ist Zeit, die Sie nicht mehr damit verbringen müssen, unnötig Tabellen zu bearbeiten und zu überprüfen oder sich über die Einreichungsfristen zu ärgern. Wenn Ihr Team immer noch Dutzende von Stunden pro Quartal mit der Mehrwertsteuer verbringt, verlieren Sie nicht nur Zeit, sondern verbrauchen Ihr Budget für Ineffizienzen und setzen Ihr Unternehmen unnötigen Kosten und einem erhöhten Risiko von Strafen und kostspieligen Fehlern aus!
Warum der Zeitaufwand für die Mehrwertsteuer vielen Unternehmen immer noch schadet
Viele Finanz- und Steuerteams stecken noch immer in manuellen, unternehmensinternen Prozessen wie Tabellenkalkulationen, E-Mail-Ketten, Datenextraktionen und Überprüfungen in letzter Minute fest. Oft stehen wichtige Daten erst am Ende des Berichtszeitraums zur Verfügung, so dass keine Zeit bleibt, die Ursachen in den ERP-Systemen proaktiv zu beheben, was dazu führt, dass Monat für Monat dieselben manuellen Workarounds wiederholt werden.
Dies führt zu:
- Stunden der wiederholten Verwaltung
- Höheres Risiko von Fehlern
- Panik bei der Ablage zu später Stunde, da die Daten möglicherweise erst verfügbar sind, wenn die Bücher geschlossen sind
- Wertvolle Zeit wird von strategischen Projekten abgezogen
Der von Ihnen gewählte Ansatz - ob intern, ausgelagert oder automatisiert - hat einen großen Einfluss darauf, wie viel Zeit, Energie und Gehirnschmalz Ihr Team mit der Einhaltung von Vorschriften vergeudet.
Vergleichen wir
Optionen zur Einhaltung der Mehrwertsteuer - Vergleich der Vor- und Nachteile
| Kategorie | Hausintern | Ausgelagert | Werkzeug zur Automatisierung der Einhaltung von Vorschriften |
|---|---|---|---|
| ✅ Vorteile | -Unmittelbarer Zugang zu Systemen und Daten -Kontrolle über Zeitpunkt und Anpassungen, begrenzt durch die Datenverfügbarkeit am Monatsende. | -Geringerer interner Zeitaufwand -Vorhersehbarer Zeitplan für die Einreichung -Eignung für komplexe, länderübergreifende Anmeldungen aufgrund von Fachwissen | -Stabilere Lösungen haben Zugang zu Echtzeitdaten -Bietet Flexibilität, um Fehler lange vor der Einreichung zu erkennen und zu korrigieren -Ermöglicht die Änderung von Vorgängen im ERP-System vor der Einreichung und gewährleistet so saubere, konforme Einreichungen -Echtzeit-Dashboards und Sichtbarkeit -Automatisierung der Datenerfassung und -übermittlung -Hohe Genauigkeit bei minimalem menschlichen Einsatz -Reduzierung von Fehlern und Beschleunigung des Abgleichs -Länderübergreifende Skalierbarkeit Entlastung des Teams für die strategische Arbeit |
| ❌ Nachteile | -Daten sind nur nach dem Berichtszeitraum verfügbar, was Echtzeiteinblicke und proaktive Entscheidungen einschränkt. -Zeitaufwendig und arbeitsintensiv -spezialisierte Kenntnisse im Bereich der Mehrwertsteuer für mehrere Länder sind erforderlich -Wissensverlust aufgrund von Personalwechsel kann eine Herausforderung sein -Eingeschränkte Sichtbarkeit, da die Daten erst nach Ablauf des Mehrwertsteuerzeitraums verfügbar sind -Unmöglichkeit, SAP-Daten zu ändern, da die Bücher möglicherweise geschlossen sind -Hohes Fehlerrisiko und Verzögerungen -Engpässe durch übermäßige Abhängigkeit von Schlüsselpersonen -Konkurrenz mit -internen Prioritäten -Bandbreitenprobleme in Spitzenzeiten -Erhöhter Druck und Risiko von Terminüberschreitungen aufgrund von Zeitmangel | Erfordert Koordinierung der Datenerfassung/-validierung Verzögerte Datenverfügbarkeit bedeutet späte Erkenntnisse und begrenzte Reaktionsfähigkeit Verzögerungen aufgrund von Hin- und Herbewegungen möglich Weniger flexibel für Änderungen in letzter Minute Einige Anbieter reagieren nur langsam auf Veränderungen | Ersteinrichtung und Integrationsaufwand Teams können sich gegen die Umstellung von manuellen Arbeitsabläufen sträuben |
| ⚙️ Wirkungsgrad | 🔴 Niedrig | 🟠 Mittel | 🟢 Hoch |
| ⚠️ Risikostufe | 🔴 Hoch | 🟠 Mittel | 🟢 Niedrig |
| Unterm Strich | Kontrolle geht auf Kosten von Zeit, Stress und Genauigkeit | Besser als hausintern, aber nicht auf Geschwindigkeit oder Flexibilität ausgelegt | Die schnellste und stabilste Option, die das Mehrwertsteuerrisiko reduziert |
Schlussfolgerung
Die Einhaltung der MwSt-Vorschriften im eigenen Haus kann funktionieren, ist aber oft zeitaufwändig, belastet die internen Ressourcen und erhöht das Fehlerrisiko.
Outsourcing trägt dazu bei, einen Teil der Belastung zu verringern, führt aber auch neue Abhängigkeiten ein und kann zu Verzögerungen und Koordinierungsproblemen führen.
Im Gegensatz dazu bietet die Automatisierung Ihrem Team echte Geschwindigkeit, Genauigkeit und Freiheit. Mit einem Tool wie dem ARCO Compliance Tool können Unternehmen unnötige Verzögerungen beseitigen und die Mehrwertsteuerabrechnung optimieren, indem sie Transaktionsdaten in Echtzeit direkt aus SAP abrufen. Dieser kontinuierliche Zugriff auf aktuelle Daten beseitigt die Beschränkungen der Standard-Monatsberichtszyklen und ermöglicht eine zeitnahe und genaue Einhaltung der Mehrwertsteuer.
Werkzeuge wie Arco-Einhaltung helfen den Teams:
- Verzögerungen beseitigen
- Verringerung der Risiken bei der Ablage
- Abruf von Echtzeitdaten direkt aus SAP
- Einsparung von Dutzenden von Stunden pro Quartal über mehrere Teams hinweg
- Freisetzung von Ressourcen für das, was wirklich wichtig ist
ARCO Compliance ist die umfassende Technologie-Lösung für die Mehrwertsteuer, die speziell für SAP-Umgebungen entwickelt wurde. Unsere auf der Business Technology Platform (BTP) entwickelte Lösung schafft eine nahtlose Brücke zwischen Ihren SAP-Systemen und den Steuerbehörden weltweit und verwandelt die Einhaltung der Vorschriften von einer periodischen Belastung in einen kontrollierten, kontinuierlichen Prozess. Weitere Informationen finden Sie hier