5 Datenüberlegungen bei der Auswahl der richtigen Compliance-Lösung für Ihr Unternehmen

In der heutigen schnelllebigen, von Vorschriften geprägten Landschaft ist Ihre Lösung für die Einhaltung der MwSt.-Vorschriften nicht nur ein "Nice to have", sondern das Kernstück Ihres Risikomanagements und Ihrer Steuerkontrolle. Schlechte Datenpraktiken können zu verpassten Einreichungsfristen, Fehlern, Prüfungen und letztendlich zu Zinsen, Strafen und Bußgeldern seitens der Steuerbehörden führen.

Bevor wir uns mit den fünf Überlegungen zu den Daten befassen, ist es hilfreich, die vier allgemeinen Ansätze zur Einhaltung der Mehrwertsteuer zu verstehen:

1. Eine Inhouse-Lösung, die von Ihren IT- und Steuerteams mithilfe von benutzerdefinierten Extrakten, Makros oder Skripten erstellt und gepflegt werden. Dies bietet zwar volle Kontrolle, ist aber oft mit Wartungsaufwand und begrenzter Flexibilität verbunden.
2. Outsourcing, bei dem ein spezialisierter Anbieter Ihre Einreichungen von Anfang bis Ende gegen Gebühren pro Erklärung und Service-Level-Verpflichtungen abwickelt. Durch das Outsourcing profitieren Sie von umfangreichem externem Fachwissen und erstklassigen Verfahren von sachkundigen Mehrwertsteuerexperten in allen Rechtsgebieten. Häufig kombinieren diese Unternehmen die Einhaltung der Mehrwertsteuer mit der Mehrwertsteuerberatung und helfen Ihnen so, die Einhaltung selbst der kompliziertesten Mehrwertsteuerströme sicherzustellen. Durch dieses Outsourcing können Sie auf Abruf auf fundiertes Fachwissen zugreifen, wenn Sie es brauchen.
3. Traditionelle SaaS-Compliance-Tools, die sich auf benutzerdefinierte System-APIs oder Stapeldaten-Uploads in eine externe Plattform stützen - und damit zwar gebündelte Funktionalität liefern, Sie aber der Komplexität der Integration, den Kosten für API-Aufrufe und dem Datenrisiko Dritter aussetzen.
4. Meridians ARCO-Einhaltung Lösung ist eine in SAP eingebettete Lösung der nächsten Generation, die auf der SAP Business Technology Platform (BTP) aufbaut. BTP ist die Cloud-Plattform von SAP. Durch die Nutzung von Standard Core Data Services (CDS) Views, BTP's Integration Suite und Extension Suite ist dieses Compliance-Tool vollständig in Ihre SAP-Umgebung integriert. Das bedeutet Datenextraktion in Echtzeit, automatische Validierung, nahtlose Konsolidierung mehrerer Instanzen, integrierte Prüfpfade und reibungslose Upgrades.

Bevor Sie sich für eine dieser Optionen entscheiden, sollten Sie sich die folgenden fünf entscheidenden Fragen zu den Daten stellen.

1. Datenextraktion: Wie werden die Daten aus Ihrem System extrahiert?

Die Wahl des Extraktionsmechanismus bestimmt Zuverlässigkeit, Kosten und Wartungsaufwand.

• Hausintern - Hier arbeiten IT-Teams unter Anleitung interner Experten für die Einhaltung der MwSt.-Vorschriften an der Erstellung maßgeschneiderter Skripte, Excel-Makros oder selbst entwickelter Konnektoren zur Extraktion und Konfiguration von Daten aus SAP. Sie haben zwar die Kontrolle über jede einzelne Codezeile, aber Sie sind auch für die Wartung verantwortlich - oft sind die ursprünglichen Entwickler schon lange weg. Obwohl dies oft als die billigste Alternative angesehen wird, können versteckte Kosten wie IT-Zeit und -Ressourcen, Schulungen und das Risiko von Schlüsselpersonen diese Variante zur riskantesten und teuersten machen, wenn man die Nichteinhaltung von Vorschriften, Verzugsgebühren usw. mit einbezieht.
• Outsourcing - Die Unternehmen übernehmen den von Ihnen gelieferten Auszug und integrieren ihn in ihr eigenes Standardverfahren zur Einhaltung der Mehrwertsteuer. Dieser Prozess setzt jedoch voraus, dass Sie in der Lage sind, die erforderlichen Daten zu extrahieren. Diese Unternehmen können Ihnen oft Anleitungen dazu geben, wie Sie die Daten extrahieren, die sie zum Ausfüllen Ihrer MwSt-Erklärungen benötigen.
• Traditionelle SaaS-Compliance-Tools - In der Regel werden die Daten aus Ihrem SAP-System in das standardisierte Berichtssystem über benutzerdefinierte APIs oder Batch-Datenuploads übertragen. Integrationsprojekte können sich in die Länge ziehen, und die Rechnungen für API-Aufrufe können Sie im Nachhinein überraschen, und Änderungen an Ihrem System oder Prozess können Änderungen und Aktualisierungen dieser APIs erfordern.
• Meridians Lösung zur Einhaltung der ARCO-Vorschriften - Verwendet CDS-Standardansichten und SAP Integration Suite-Flows in BTP. Da es sich bei dieser Funktionalität um eine vollständige SAP-Standardfunktionalität handelt, ist das Tool Clean Core-konform. Während des gesamten Prozesses bleiben die Daten in Ihrem SAP-System und fließen in Echtzeit und ohne manuelle Eingriffe in die Compliance-Lösung.

Das Wichtigste zum Mitnehmen: Streben Sie eine Extraktion an, die wenig Aufwand erfordert, unternehmenstauglich ist und vom Anbieter gewartet wird, damit sich Ihr VAT Compliance Team auf das konzentrieren kann, was es am besten kann - die Mehrwertsteuer.

2. Timing und Verfügbarkeit von Daten: Reaktivität vs. Proaktivität

Die Zeit zwischen dem Buchungsabschluss am Monatsende und dem Abgabetermin der MwSt-Erklärung ist kurz und wird immer kürzer, da die Steuerbehörden dazu übergehen, Live-Daten zu übermitteln. Wenn Sie die Daten erst nach dem Buchungsschluss sehen, sind Sie immer am “Aufholen”.”

• In-House & Outsourcing - Schnappschüsse nach der Schließung Herkömmliche Monatsenddaten zwingen Sie zu einer reaktiven Denkweise: kurze Fristen, überstürzte Korrekturen und kein Raum für Qualitätsprüfungen.
• Traditionelle SaaS & Meridans Arco Compliance - Live-Datenströme Ein Echtzeit-Feed bedeutet, dass Anomalien auftauchen, sobald sie auftreten. Sie können falsch gebuchte Rechnungen vor dem Periodenabschluss korrigieren und so die Zeit zwischen der Erkennung von Problemen und deren Lösung drastisch verkürzen.

Das Wichtigste zum Mitnehmen: Echtzeitdaten bedeuten einen Paradigmenwechsel für Mehrwertsteuerteams. Es verändert ihre Arbeitsweise, indem es sie in den Mittelpunkt des Prozesses stellt und nicht ans Ende, indem es ihnen Zugriff auf die Daten gibt, während sie erstellt werden. So bleibt genügend Zeit, um Fehler zu prüfen und zu korrigieren, bevor sie zu einem Problem werden - die MwSt-Teams werden von reaktiven Feuerwehrleuten zu proaktiven Problemlösern.

3. Datenvalidierung und -überprüfung: Manuell vs. Automatisiert

Ihre Compliance-Lösung muss Fehler erkennen, bevor die Daten an die Steuerbehörden weitergeleitet werden. Die schiere Menge an Daten, die nachgelagert an das MwSt-Team fließen, bedeutet, dass es unmöglich sein kann, jede Rechnung zu prüfen.

• In-House - Manuelle/Ad-Hoc-Kontrollen Sie variieren von Person zu Person und von Region zu Region und führen zu einer uneinheitlichen Erfassung und einer übermäßigen Abhängigkeit von Schlüsselpersonen. Aufgrund der riesigen Datenmengen ist dieser Ansatz sehr risikoreich, insbesondere wenn er mit dem in Abschnitt 2 beschriebenen Ansatz der Datenextraktion nach dem Abschluss kombiniert wird, da der kurze Zeitrahmen die möglichen Kontrollen weiter einschränkt.
•  Outsourcing - halbautomatisch (werkzeuggestützt) Einige SaaS-Tools bieten Validierungsmodule an, die jedoch häufig noch Korrekturen nach dem Export erfordern. Es kann schwierig sein, den Überblick über diese Korrekturen und Änderungen zu behalten. Es kann eine Herausforderung sein, Ihr SAP-System mit der endgültigen MwSt.-Einreichung abzustimmen.
• Traditionelles SaaS & Meridans Arco Compliance - Vollständig eingebettete Automatisierung Integrierte Validierungsregeln weisen auf Unstimmigkeiten im Quellsystem hin. Sie können Probleme im vorgelagerten SAP-System beheben und so einen sauberen, konformen Datenfluss in jedem Zeitraum sicherstellen. Mit diesen Werkzeugen können die Umsatzsteuerteams einen “Right-First-Time-Ansatz” verfolgen, indem sie Fehler frühzeitig erkennen und die vorgelagerten Teams veranlassen, frühzeitig Korrekturen vorzunehmen.

Das Wichtigste zum Mitnehmen: Dies ist eine wichtige Frage, die die MwSt-Teams im Rahmen ihrer Steuerkontrolle beantworten müssen. Die Steuerbehörden beginnen, IT-Lösungen zu nutzen, die es ihnen ermöglichen, die Mehrwertsteuererklärungen Ihrer Lieferanten und Kunden miteinander zu vergleichen, um die Richtigkeit Ihrer Mehrwertsteuererklärungen zu gewährleisten. Wenn die Daten nicht auf Anhieb richtig sind, erhöht sich das Risiko von Prüfungen, Geldstrafen und Bußgeldern. Vollständig eingebettete automatisierte Prüfungen geben Ihnen die Gewissheit, dass Ihre Daten korrekt sind und den Steuerbehörden jedes Mal pünktlich vorliegen.

4. Datenspeicherung, Sicherheit und Datenschutz: Wo sind Ihre Daten und wie sicher sind sie?

Mehrwertsteuer-Compliance-Daten sind sensibel - setzen Sie sich nicht unnötigen Risiken aus.

• Hausintern - Die Daten verlassen nie Ihr Netzwerk, aber auch nicht die Verantwortung für Patches, Überwachung und Intrusion Detection. Sie werden in mehreren Excel-Dateien in verschiedenen Ordnern und auf verschiedenen Laufwerken gespeichert. Es kann sehr schwierig sein, Daten aus SAP im Nachhinein mit der Vorlage abzugleichen.
• Traditionelle SaaS-Lösungen & Outsourcing-Anbieter - Die Daten werden außerhalb Ihres Systems gespeichert. E-Mail-Anhänge oder API-Feeds zu einem Drittanbieter-Tresor schaffen zusätzliche Angriffsflächen. Lücken in der Compliance-Kette können Details auf Transaktions- oder Kundenebene offenlegen. Ihre Umsatzsteuerdaten werden außerhalb Ihres Systems gespeichert, und der Zugriff auf Ihre eigenen Daten und deren Extraktion ist oft mit Kosten verbunden!
• Meridan's Arco Compliance - Ihre Daten bleiben innerhalb Ihrer SAP-Umgebung auf Ihrer BTP-Instanz. Keine zusätzlichen Netzwerksprünge, kein neuer zu sichernder Perimeter. Dieser Ansatz ermöglicht auch eine nahtlose Integration mit dem KI-Tool joule von SAP, ohne dass weitere API-Integrationen und -Aufrufe erforderlich sind.

Das Wichtigste zum Mitnehmen: Minimieren Sie den Datenabfluss. Wenn Ihr Tool vollständig innerhalb Ihrer bestehenden Unternehmensplattform arbeiten kann, verringern Sie das Risiko und vereinfachen die Governance. Kurz gesagt: SAP investiert mehr in die Datensicherheit als alle anderen Compliance-Lösungen zusammen. Warum sollten Sie Ihre Daten woanders aufbewahren?

5. Datenverschmelzung: Konsolidierung mehrerer SAP-Instanzen

Globale Unternehmen arbeiten oft mit mehr als einer SAP-Instanz - wie führen Sie diese zusammen, stimmen sie ab und erstellen Berichte?

• Hausintern: Verlassen sich auf benutzerdefinierte Skripte und endlose Tabellen Fragil, schwer zu versionieren und ein Alptraum bei schrittweisen Migrationen (z. B. ECC → S/4HANA).
• Outsourcer-Prozesse In der Regel verfügen die Outsourcer über Playbooks für das Laden von Daten aus mehreren Systemen, aber Sie füttern sie immer noch mit Auszügen und müssen möglicherweise mit Verzögerungen rechnen.
• Traditionelle SaaS-Lösungen Mehrere API-Verbindungen, benutzerdefiniertes Mapping für jede Instanz; jedes neue System bedeutet ein neues Integrationsprojekt sowie laufende Wartung.
• Meridan's Arco-Einhaltung Eine einzige SAP-zentrierte Plattform zieht über Standardkonnektoren aus jeder Quellinstanz - keine manuelle Zusammenführung, keine benutzergesteuerten Konsolidierungen. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration und Konsolidierung. Es ist einfach, Umsatzsteuerklassen zu verwalten, wenn sich die Einheiten in verschiedenen SAP-Instanzen befinden.

Das Wichtigste zum Mitnehmen: Suchen Sie nach Lösungen, die speziell für die Zusammenführung von Daten aus all Ihren SAP-Systemen mit einem Minimum an Handarbeit und Eingaben entwickelt wurden.

Schlussfolgerung

Daten sind das Lebenselixier der Compliance. Extraktion, Timing, Validierung, Sicherheit, Speicherung und Konsolidierung sind nicht optional - sie sind grundlegend. Indem Sie der eingebetteten, automatisierten und sicheren Datenverarbeitung in Echtzeit Priorität einräumen, reduzieren Sie Risiken, rationalisieren Prozesse und sorgen dafür, dass sich Ihre Umsatzsteuer- und Steuerteams auf strategische Werte konzentrieren können, anstatt sich mit der Brandbekämpfung am Monatsende zu beschäftigen.