Die 5 wichtigsten Risikobereiche für die grenzüberschreitende Mehrwertsteuer
Mit all den Fortschritten in den Bereichen Technologie, Kommunikation und Transport, die in den letzten Jahrzehnten stattgefunden haben, haben die Unternehmen die Möglichkeit, grenzüberschreitende Aktivitäten mit immer größerer Leichtigkeit durchzuführen.
Was mit dieser Chance einhergeht, ist jedoch auch eines der größten Risiken für Unternehmen aus Sicht der Mehrwertsteuer.
Im Folgenden haben wir fünf der häufigsten Risikobereiche im Zusammenhang mit der EU-Mehrwertsteuer und grenzüberschreitenden Umsätzen herausgestellt.
- Die Behandlung der Mehrwertsteuer verstehen
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen keine Mitarbeiter haben, die sich mit der Mehrwertsteuer auskennen, ist dies einer der schwierigsten Bereiche, wenn es um die grenzüberschreitende EU-Mehrwertsteuer geht. Es handelt sich nicht nur um einen sehr komplexen Bereich, sondern er kann auch von Mitgliedstaat zu Mitgliedstaat unterschiedlich ausgelegt und behandelt werden.
Unterschiedliche Vorschriften und Auslegungen können dazu führen, dass ein und dieselbe Leistung in verschiedenen Mitgliedstaaten unterschiedlich behandelt wird. Infolgedessen besteht die Gefahr, dass im jeweiligen Land zu wenig Mehrwertsteuer gezahlt wird, was mit entsprechenden Strafen und Zinsen verbunden ist.
- Datenprobleme
Die meisten ERP-Systeme haben Probleme mit der Ermittlung der Mehrwertsteuer bei grenzüberschreitenden Umsätzen, was zu mangelhaften Daten führen kann. Wenn Unternehmen keine qualitativ hochwertigen Daten pflegen, kann dies zu einer Vielzahl von Risiken für die Mehrwertsteuer führen, wie z. B. doppelte Transaktionen, fälschlicherweise geltend gemachte Vorsteuer oder nicht identifizierte Verkaufsrechnungen, die gemeldet werden müssen. Dies sind nur einige der Probleme, die sich aus mangelhaften Daten ergeben, und viele von ihnen können zu erhöhten Einnahmeverlusten oder saftigen Geldstrafen für das Unternehmen führen.
Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung von Aufzeichnungen und MwSt.-Meldungen ist es unerlässlich, dass die von den Unternehmen gespeicherten Daten alle MwSt.-Umsätze eindeutig, korrekt und effizient identifizieren können. Wenn Sie eine Lösung finden, die Ihre grenzüberschreitenden MwSt.-Umsätze angemessen identifizieren kann, werden die mit mangelhaften Daten verbundenen Risiken deutlich verringert.
- Belege für steuerbefreite Umsätze
Die Unternehmen übersehen häufig die Belege, die für die Befreiung verschiedener Umsätze, wie z. B. Ausfuhren oder innergemeinschaftliche Verkäufe, von der Mehrwertsteuer erforderlich sind. Oft sind sich manche Unternehmen nicht einmal bewusst, welche Nachweise für die Steuerbefreiung erforderlich sind.
Das Versäumnis der Unternehmen, die erforderlichen Belege zu führen, kann für die Finanzämter sehr lukrativ sein, da das örtliche Finanzamt ohne diese Belege die lokale Mehrwertsteuer auf solche Umsätze erheben kann.
Wenn Unternehmen die erforderlichen Unterlagen nicht aufbewahren, können unvorhergesehene Kosten entstehen, wenn die lokalen Steuerbehörden die lokale Mehrwertsteuer (mit möglichen Zinsen und Strafen) auf Umsätze erheben, die bei Vorliegen der korrekten Unterlagen von der Steuer befreit werden könnten.
- Vorsteuerabzug
Bei grenzüberschreitenden Umsätzen werden häufig Waren in die EU importiert, die dann in die verschiedenen Mitgliedstaaten weiterverteilt werden. Den Unternehmen entsteht die Vorsteuer in Form von Mehrwertsteuer, die bei der Zollabfertigung der Waren gezahlt wird (d. h. Einfuhrumsatzsteuer), und die Erstattung erfolgt entweder über ein Einheitspapier oder ein gleichwertiges Dokument, das von der Zollbehörde ausgestellt wird.
Das häufigste Risiko in Bezug auf die Rückerstattung der Mehrwertsteuer besteht darin, dass die richtigen Parteien im Einheitspapier nicht angegeben sind. Wenn beispielsweise in den Zollunterlagen nicht die richtige Partei als Einführer aufgeführt ist, besteht für die Unternehmen oft die Gefahr, dass die Vorsteuererstattung abgelehnt wird.
Trotz aller Bemühungen kann es vorkommen, dass der Logistikpartner dies nicht zur Kenntnis nimmt und stattdessen eine andere Partei in den Unterlagen aufführt.
Vor allem seit dem Brexit ist es wichtig, dass Unternehmen auf solche Unterlagen achten und diese mit ihren Logistikpartnern besprechen. Es gibt bestimmte Lösungen, aber es ist immer besser, von Anfang an alles richtig zu machen, als zu einem späteren Zeitpunkt eine Lösung zu suchen.
- Herausforderungen im Umgang mit mehreren EU-Mitgliedstaaten
Im Umgang mit verschiedenen Finanzämtern kann die Überwindung von Sprachproblemen die schwierigste Hürde darstellen. Wenn man dann noch bedenkt, dass die verschiedenen MwSt-Erklärungen in den verschiedenen EU-Mitgliedstaaten zu unterschiedlichen Terminen und mit unterschiedlicher Häufigkeit eingereicht werden müssen, steht man vor einer großen Herausforderung.
Ohne ein spezielles Team, das den Überblick über alle Fristen, Mehrwertsteuersätze, die mehrwertsteuerliche Behandlung usw. behält, besteht für viele Unternehmen die Gefahr, dass sie ihre Unterlagen nicht rechtzeitig einreichen, ihre Mehrwertsteuererklärungen gar nicht ausfüllen oder ihre Mehrwertsteuerzahlungen nicht rechtzeitig leisten. Die Steuerbehörden können bei Nichteinhaltung der Vorschriften Strafen verhängen, die je nach Rechtsprechung erheblich sein können.
Die Auslagerung der Anforderungen Ihres Unternehmens an die Einhaltung der Mehrwertsteuer an ein engagiertes Team mit Erfahrung und Wissen im Bereich der Mehrwertsteuer kann Ihrem Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen und gleichzeitig das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften verringern.