Les 5 principaux domaines de risque pour la TVA transfrontalière
Les progrès réalisés au cours des dernières décennies en matière de technologie, de communication et de transport ont permis aux entreprises de mener des activités transfrontalières avec de plus en plus de facilité.
Toutefois, cette opportunité s'accompagne également de l'un des plus grands risques pour les entreprises du point de vue de la TVA.
Nous avons mis en évidence ci-dessous cinq des domaines de risque les plus courants en ce qui concerne la TVA de l'UE et les transactions transfrontalières.
- Comprendre le traitement de la TVA
L'absence de personnel compétent en matière de TVA au sein de votre organisation est l'un des problèmes les plus difficiles à résoudre lorsqu'il s'agit de la TVA transfrontalière de l'UE. Il s'agit non seulement d'un domaine très complexe, mais aussi d'un domaine où l'interprétation et le traitement de la TVA peuvent varier d'un État membre à l'autre.
Des règles et interprétations divergentes peuvent se traduire par des traitements différents de la TVA pour la même prestation dans différents États membres. Par conséquent, il peut en résulter un risque de sous-paiement de la TVA dans le pays local, ainsi que des pénalités et des intérêts qui y sont associés.
- Questions relatives aux données
La plupart des systèmes ERP ont tendance à éprouver des difficultés à déterminer la TVA pour les transactions transfrontalières, ce qui peut conduire à des données de mauvaise qualité. Lorsque les entreprises ne maintiennent pas des données de qualité, cela peut entraîner une série de risques en matière de TVA, tels que des transactions dupliquées, des déductions incorrectes de la TVA en amont ou la non-identification des factures de vente à déclarer. Il ne s'agit là que de quelques-uns des problèmes liés à des données de mauvaise qualité, dont beaucoup peuvent entraîner des pertes de revenus accrues ou de lourdes pénalités pour l'entreprise.
Alors que nous nous dirigeons vers une augmentation des enregistrements numériques et des déclarations de TVA, il est impératif que les données détenues par les entreprises puissent clairement identifier toutes les transactions de TVA de manière correcte et efficace. La recherche d'une solution permettant d'identifier correctement vos transactions transfrontalières en matière de TVA réduira considérablement les risques associés à des données déficientes.
- Documentation à l'appui des transactions exonérées
Les entreprises négligent souvent les pièces justificatives qui peuvent être nécessaires pour exonérer de TVA différentes opérations, telles que les exportations ou les ventes intracommunautaires. En fait, il arrive souvent que certaines entreprises ne soient même pas conscientes des preuves requises pour les exonérer.
Le fait que les entreprises ne conservent pas les documents justificatifs requis peut s'avérer très lucratif pour les bureaux fiscaux, car sans ces documents, le bureau local des impôts peut imposer la TVA locale sur ces transactions.
Lorsque les entreprises ne conservent pas la documentation requise, des coûts imprévus peuvent survenir si les autorités fiscales locales appliquent la TVA locale (avec des intérêts et des pénalités potentiels) à des transactions qui auraient pu être exonérées si elles disposaient de la documentation correcte.
- Déduction de la TVA en amont
Dans le cadre d'opérations transfrontalières, il arrive fréquemment que des biens soient importés dans l'UE en vue d'être distribués dans les différents États membres. Les entreprises supportent la TVA en amont sous la forme de la TVA payée lorsque les marchandises sont dédouanées (c'est-à-dire la TVA à l'importation) et la récupération de cette TVA se fait par le biais d'un document administratif unique ("DAU") ou d'un document équivalent délivré par l'autorité douanière.
Le risque le plus courant en ce qui concerne la récupération de cette TVA est de ne pas vérifier les parties correctes sur le document DAU. Par exemple, lorsque l'importateur officiel n'est pas mentionné sur les documents douaniers, les entreprises courent souvent le risque de voir la récupération de la TVA en amont rejetée.
En effet, malgré tous ses efforts, il arrive souvent que le partenaire logistique n'en tienne pas compte et fasse figurer une autre partie sur ces documents.
En particulier depuis le Brexit, il est vital que les entreprises accordent une attention particulière à cette documentation et en discutent avec leurs partenaires logistiques. Il existe certaines solutions pour y remédier, mais il est toujours préférable de bien faire les choses dès le départ plutôt que d'essayer de trouver une solution à un stade ultérieur.
- Difficultés liées à l'existence de plusieurs États membres de l'UE
Lorsqu'il s'agit de traiter avec différents services fiscaux, les problèmes de langue peuvent constituer l'obstacle le plus difficile à surmonter. Si l'on ajoute à cela le fait que diverses déclarations de TVA doivent être déposées à des dates et selon des fréquences différentes dans les divers États membres de l'Union européenne, on se retrouve face à un défi de taille.
En l'absence d'une équipe dédiée au suivi de tous les délais, des taux de TVA, du traitement de la TVA, etc., de nombreuses entreprises courent le risque de ne pas déposer leurs déclarations dans les délais, de ne pas les remplir du tout ou de ne pas effectuer les paiements de TVA à temps. Les autorités fiscales peuvent imposer des pénalités en cas de non-conformité, qui peuvent s'avérer importantes selon la juridiction.
L'externalisation des exigences de conformité à la TVA de votre entreprise auprès d'une équipe spécialisée disposant d'une expertise et de connaissances en matière de TVA peut permettre à votre entreprise d'économiser du temps et des ressources, tout en réduisant le risque de non-conformité.