Comment les entreprises immatriculées à la TVA au Royaume-Uni ont économisé 915 millions de livres sterling et 49 millions d'heures sur la conformité à la TVA (et pourquoi vous pouvez en faire autant)
La conformité à la TVA prend plus de temps que la plupart des entreprises ou des équipes ne le pensent, et le coût n'est pas seulement en heures administratives, mais aussi en équipes stressées, en priorités retardées et en risques de conformité évitables.
Selon le dernier rapport de recherche et d'analyse du HMRC, publié en février 2025, en lien avec le Making Tax Digital pour l'évaluation finale de la TVA, les entreprises britanniques qui ont adopté l'automatisation et les outils numériques ont économisé un nombre stupéfiant de 49 millions d'heures l'année dernière pour les seules tâches liées à la TVA. La valeur totale de ce temps a été estimée à une économie de coûts allant jusqu'à 915 millions de livres sterling.
Cela se traduit par une économie de 40 heures par entreprise chaque année, pendant lesquelles les employés sont libérés de tâches fastidieuses telles que le travail de bureau :
- Collecte de données sur la TVA
- Rapprochements manuels
- Contrôles de conformité des données à la TVA
- Génération de rapports
- Demandes de retour
C'est autant de temps qui n'est plus consacré à la recherche et à la révision inutiles de feuilles de calcul ou au stress lié aux délais de soumission. Si votre équipe passe encore des dizaines d'heures par trimestre à s'occuper de la TVA, vous ne perdez pas seulement du temps, vous dépensez votre budget en inefficacités et vous exposez votre entreprise à des coûts inutiles et à un risque accru de pénalités et d'erreurs coûteuses !
Pourquoi le temps consacré à la TVA nuit-il encore à tant d'entreprises ?
De nombreuses équipes financières et fiscales sont encore bloquées dans des processus manuels internes tels que des feuilles de calcul, des chaînes d'e-mails, des extractions de données et des vérifications de dernière minute. Souvent, les données clés ne sont disponibles qu'à la fin de la période de déclaration, ce qui ne laisse pas le temps de s'attaquer de manière proactive aux causes profondes dans les systèmes ERP et entraîne la répétition des mêmes solutions manuelles mois après mois.
Cela conduit à :
- Heures d'administration répétitive
- Risque accru d'erreurs
- Panique nocturne lors de l'archivage, les données n'étant disponibles qu'après la fermeture des livres.
- Un temps précieux consacré à des projets stratégiques
L'approche que vous choisissez, qu'elle soit interne, externalisée ou automatisée, a un impact majeur sur le temps, l'énergie et la matière grise de votre équipe qui sont accaparés par la conformité.
Comparons
Options de conformité à la TVA - Comparaison des avantages et des inconvénients
| Catégorie | En interne | Externalisé | Outil d'automatisation de la conformité |
|---|---|---|---|
| ✅ Pour | -Accès immédiat aux systèmes et aux données -Contrôle du calendrier et des ajustements, limité par la disponibilité des données en fin de mois. | -Moins de temps interne nécessaire -Calendrier de dépôt prévisible -Convient pour les dépôts complexes et multi-pays en raison de ses connaissances spécialisées. | -Des solutions plus robustes ont accès à des données en temps réel -Permet d'identifier et de corriger les erreurs bien avant le dépôt de la demande. -Permet de modifier les transactions dans le système ERP avant de les soumettre, ce qui garantit des déclarations propres et conformes. -Tableaux de bord et visibilité en temps réel -Automatise la collecte et la transmission des données -Haute précision avec un minimum d'intervention humaine -Réduction des erreurs et accélération de la réconciliation -S'adapte facilement à toutes les juridictions Libère l'équipe pour le travail stratégique |
| ❌ Cons | -Les données ne sont disponibles qu'après la période, ce qui limite la compréhension en temps réel et la prise de décision proactive. -Temps et main d'œuvre importants -Une connaissance spécialisée de la TVA et des exigences relatives à plusieurs pays est requise. -La perte de connaissances due à la rotation du personnel peut constituer un défi. -Visibilité limitée, les données n'étant disponibles qu'après la clôture de la période de TVA. -Impossibilité de modifier les données SAP car les livres peuvent être clôturés -Risque élevé d'erreurs et de retards -Goulets d'étranglement dus à une dépendance excessive à l'égard des personnes clés -Concurrence avec les priorités internes -Problèmes de bande passante de l'équipe pendant les périodes de pointe -Augmentation de la pression et du risque de dépassement des délais en raison du manque de temps | Nécessite une coordination pour la collecte/validation des données Une disponibilité tardive des données se traduit par une compréhension tardive et une réactivité limitée. Des retards sont possibles en raison des allers-retours Moins de flexibilité pour les changements de dernière minute Certains prestataires tardent à réagir aux changements | Effort initial de configuration et d'intégration Les équipes peuvent résister à l'idée d'abandonner les flux de travail manuels |
| ⚙️ Efficacité | 🔴 Faible | 🟠 Moyen | 🟢 Haut |
| ⚠️ Niveau de risque | 🔴 Haute | 🟠 Moyen | 🟢 Faible |
| Résultat final | Le contrôle se fait au prix du temps, du stress et de la précision | Mieux qu'en interne, mais pas conçu pour la rapidité ou la flexibilité | Option la plus rapide et la plus résiliente, conçue pour réduire le risque de TVA |
Conclusion
La conformité à la TVA en interne peut fonctionner, mais elle prend souvent beaucoup de temps, sollicite les ressources internes et augmente le risque d'erreurs.
L'externalisation permet de réduire une partie de la charge, mais elle introduit de nouvelles dépendances, peut entraîner des retards et des problèmes de coordination.
En revanche, l'automatisation permet à votre équipe de gagner en rapidité, en précision et en liberté. Avec un outil comme ARCO Compliance Tool, les entreprises peuvent éliminer les retards inutiles, rationaliser les déclarations de TVA en toute confiance en extrayant des données transactionnelles en temps réel directement de SAP. Cet accès continu à des données actualisées supprime les contraintes des cycles de déclaration de fin de mois, ce qui permet une mise en conformité plus rapide et plus précise en matière de TVA.
Des outils tels que Conformité Arco aident les équipes :
- Éliminer les retards
- Réduire les risques d'archivage
- Tirer des données en temps réel directement de SAP
- Économiser des dizaines d'heures chaque trimestre au sein de plusieurs équipes
- Libérer des ressources pour ce qui compte vraiment
ARCO Compliance est la solution technologique complète de gestion de la TVA conçue spécifiquement pour les environnements SAP. Développée sur la Business Technology Platform (BTP), notre solution crée un pont transparent entre vos systèmes SAP et les autorités fiscales du monde entier, transformant la conformité d'une charge périodique en un processus contrôlé et continu. Plus d'informations ici