Gestion de la conformité en matière de fiscalité indirecte au niveau mondial : Les défis auxquels sont confrontés les responsables de la conformité en matière de TVA

L'évolution rapide des modèles d'entreprise, la complexité croissante des réglementations en matière de TVA et l'abandon des processus traditionnels de déclaration de la TVA en fin de période au profit de la numérisation soumettent les gestionnaires de la TVA et leurs équipes à une pression croissante pour garantir le respect de leurs obligations en matière de TVA dans le cadre de plusieurs régimes de TVA.

Chaque juridiction imposant ses propres règles en matière de TVA, ses propres fréquences/délais de dépôt, ses propres structures de données et ses propres mécanismes de déclaration, la complexité de la déclaration de TVA multi-juridictionnelle n'a jamais été aussi grande.

Dans les sections suivantes, nous examinerons certaines des questions clés qui contribuent à cette charge de conformité croissante.

Changements réglementaires

Chaque pays applique sa propre législation en matière de TVA et, bien que l'UE assure un certain degré d'harmonisation, il subsiste des différences significatives dans les interprétations, les seuils et les dérogations au niveau local. Cela crée un paysage complexe pour les entreprises qui tentent de suivre et de se conformer aux exigences réglementaires en constante évolution. Les modifications apportées aux formats de déclaration et aux délais sont souvent introduites avec un préavis minimal, ce qui rend difficile pour les entreprises de s'adapter rapidement aux obligations de déclaration spécifiques à leur juridiction.

Gestion des délais

Le dépôt en temps voulu des déclarations de TVA est un critère essentiel pour l'efficacité de toute fonction de fiscalité indirecte, car le non-respect des délais peut entraîner des pénalités, des intérêts et une atteinte à la réputation. S'assurer que toutes les déclarations de TVA sont soumises et que les paiements sont effectués dans les délais prescrits constitue un défi permanent. Contrairement à d'autres domaines fiscaux qui suivent généralement des cycles de déclaration annuels, la conformité à la TVA implique des obligations mensuelles ou trimestrielles récurrentes, chacune assortie de délais spécifiques à la juridiction. En outre, de nombreux pays imposent des obligations de déclaration supplémentaires, telles que des listes de ventes communautaires, des déclarations Intrastat, des résumés annuels, des communications de données, etc..., ce qui accroît encore la complexité de la mise en conformité.

Contrôle et transparence

Lorsque les déclarations de TVA sont gérées en interne par plusieurs départements ou régions, sans contrôle centralisé ni transparence, le risque de non-conformité augmente considérablement. Les variations dans l'interprétation de la TVA, l'absence de processus normalisés et le recours excessif à des processus manuels et à des ajustements sont autant de facteurs qui peuvent contribuer à des erreurs. En outre, le manque de visibilité de ces processus décentralisés rend difficile la détection précoce des problèmes, les divergences n'étant souvent découvertes qu'au cours des audits, ce qui peut entraîner des pénalités et des intérêts substantiels.

Qualité des données et contrôles de validation

La gestion des données transactionnelles dans plusieurs juridictions nécessite des ensembles de données propres, cohérents et bien structurés. Cependant, les systèmes ERP manquent souvent de capacités de reporting standardisées ou les entreprises peuvent même opérer sur plusieurs systèmes ERP, ce qui rend nécessaire l'extraction et la consolidation de données provenant de différentes sources pour assurer la conformité à la TVA.

Cela peut entraîner des difficultés importantes pour les entreprises lorsqu'elles effectuent les contrôles de validation nécessaires sur les données telles que les champs obligatoires requis pour respecter les formats de déclaration spécifiques, le traitement correct de la TVA et les taux de TVA appliqués, la validation des numéros de TVA et les rapprochements entre les déclarations de TVA et d'autres déclarations.

Ces difficultés sont aggravées par le fait que les équipes chargées de la TVA n'effectuent généralement ces contrôles qu'à la fin de la période de déclaration. Ce calendrier ne laisse que peu ou pas de possibilités de corriger les erreurs dans les systèmes centraux, ce qui entraîne des interventions manuelles récurrentes avant la soumission de chaque déclaration de TVA. Ces inefficacités augmentent non seulement la charge administrative, mais aussi le risque de non-conformité.

La mauvaise qualité des données ou la fragmentation des sources de données entravent le processus de validation, ce qui accroît la dépendance à l'égard des interventions manuelles et augmente le risque de non-conformité.

Méthodes de dépôt

Lorsque les juridictions imposent des méthodes de dépôt différentes, telles que les téléchargements XML, les formulaires en ligne ou les exigences de déclaration en temps réel ou quasi réel, comme le SII espagnol ou le RTIR hongrois, les équipes chargées de la TVA doivent bien connaître les exigences spécifiques de chaque système. Cela nécessite souvent une formation ciblée ou l'implication de spécialistes locaux (lorsqu'ils ne sont pas externalisés) afin de garantir l'exactitude des déclarations. Dans certains cas, l'intégration avec les plateformes des autorités fiscales peut nécessiter des mises à jour du système, des logiciels supplémentaires ou des API pour transmettre les données dans le format prescrit. Ces difficultés sont encore aggravées lorsque les directives officielles ne sont disponibles que dans la langue locale, ce qui accroît le risque d'interprétation erronée et d'erreurs potentielles de déclaration.

Documentation d'audit

Les entreprises qui font l'objet d'un contrôle de la TVA sont souvent confrontées à des défis opérationnels et techniques. L'établissement d'une piste d'audit claire, depuis les données sources jusqu'à la soumission de la déclaration de TVA finale, peut s'avérer particulièrement difficile dans les environnements où les systèmes sont déconnectés, où les processus sont manuels et où les ajustements sont effectués en dehors des systèmes ERP pour déposer les déclarations de TVA. En outre, certaines transactions, telles que le commerce transfrontalier au sein de l'UE, présentent une complexité accrue du point de vue de la TVA. Elles nécessitent non seulement des connaissances locales spécialisées pour déterminer le traitement correct de la TVA, mais aussi des documents justificatifs complets pour prouver le traitement correct de la TVA. Ensemble, ces facteurs soulignent l'importance de systèmes robustes, de contrôles proactifs des données et de l'accès à l'expertise locale pour gérer efficacement les risques liés à la TVA lors d'un audit.

Conclusion

Compte tenu du rôle essentiel que joue le gestionnaire de la TVA dans la gestion des obligations fiscales indirectes de l'entreprise, les compétences requises ne se limitent pas à une solide compréhension des lois sur la TVA. Le gestionnaire de la TVA doit également maîtriser la technologie, la précision des données, l'analyse, la gestion des processus et des risques, ainsi que la capacité à assurer la liaison avec les parties prenantes internes et à les influencer en vue de l'alignement des systèmes et des processus.

Si la technologie seule ne résout pas tous les défis, lorsque la bonne solution est mise en œuvre de manière stratégique, elle peut réduire les risques significatifs associés à des déclarations incorrectes, tout en améliorant l'efficacité des processus. Cela permet au gestionnaire de la TVA de s'affranchir des opérations quotidiennes et de se concentrer sur une contribution plus stratégique à la gestion des risques et à la croissance.

Avec toutes les demandes croissantes et les ressources limitées disponibles, investir dans une solution de conformité à la TVA intelligente, évolutive et axée sur les tâches n'est plus facultatif - c'est essentiel.

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